Vedtægter og GDPR

Vedtægter

 

Klubbens navn er Frederikssund Petanque Klub (FPK). Dens hjemsted er Frederikssund og dens adresse er formandens adresse.

 

§  2

Klubbens formål er at fremme petanquesporten i Frederikssund gennem socialt samvær, træning og turneringer for hele familien. Endvidere at arbejde for tilvejebringelse af de bedst mulige spilleforhold.

 

§  3

Klubben skal være medlem af:  DGI og Frederikssund Idrætsråd. Ved eventuelle uoverensstemmelser mellem DGI’s spilleregler og DPF’s vil DGI’s være gældende.  (DGI: Danske Gymnastik og Idrætsforeninger. DPF: Dansk Petanque Forbund)

 

§  4

Klubben er åben for både aktive og passive medlemmer. Ethvert medlem, der er i kontingentrestance efter den seneste betalingsdag, betragtes som udmeldt.  Hvis genoptagelse ønskes, skal  kontingentrestancen først betales.

 

§  5

Bestyrelsen består af 5 personer, som vælges på generalforsamlingen for 2 år ad  gangen således:  I ulige år: formand og 2 bestyrelsesmedlemmer  I lige år: kasserer og næstformand  Hvert år vælges for 1 år ad gangen:  2 suppleanter, 1 revisor og 1 revisorsuppleant.

 

Foreningens daglige ledelse udgøres af bestyrelsen. Bestyrelsen leder foreningen i overensstemmelse med nærværende vedtægter  og generalforsamlingens beslutninger Bestyrelsen kan blandt sine medlemmer nedsætte udvalg efter behov. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen er til stede. Ved stemmelighed tæller formandens, og i dennes fravær næstformandens, stemme dobbelt.

 

§  6

Klubbens øverste myndighed er generalforsamlingen. Den ordinære generalforsamling afholdes inden udgangen af marts måned. Bestyrelsen indkalder til den ordinære generalforsamling pr. mail eller brev  med angivelse af dagsorden, til alle medlemmer med mindst 2 ugers varsel. Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:

 

 1.   Valg af dirigent  2.   Valg af stemmetællere  3.   Bestyrelsens beretning  4.   Fremlæggelse af det reviderede regnskab  5.   Indkomne forslag  6.   Fastsættelse af kontingent  7.   Valg efter § 5  8.   Eventuelt

 

Forslag der ønskes behandlet under pkt. 5, skal stilles skriftligt og være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen afholdes. Forslag om vedtægtsændringer, der ønskes behandlet, skal være bestyrelsen i hænde senest tre måneder forud for den ordinære generalforsamling.  Stemmeret på generalforsamlingen har aktive medlemmer, der er fyldt 14 år,  og som ikke er i kontingentrestance på dagen for generalforsamlingen. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte stemmeberettigede. Forslag og valg afgøres ved simpelt flertal, dog kræver vedtægtsændringer at 2/3 af de tilstedeværende stemmeberettigede medlemmer stemmer for.  I tilfælde af stemmelighed falder forslaget. Afstemningen sker ved håndsoprækning, men skal ske skriftligt når et medlem kræver det.

 

§  7

Klubbens kontingent fastsættes på generalforsamlingen.  For kontingentet, som gælder fra 1. maj til 30. april er betalingsfristen  den 1. maj. For ”vinterkontingent”, som gælder fra 1. oktober til 30. april er betalingsfristen den 1. oktober Medlemmer, herunder bestyrelsesmedlemmer, hæfter alene ved deres kontingent for klubbens økonomiske drift og dispositioner.

 

§  8

Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes når mindst ¼ af medlemmerne fremsætter skriftlig begrundet anmodning om det over for formanden. I sådanne tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest fire uger efter, at anmodningen er kommet til formandens kendskab. Indkaldelsesfristen for en ekstraordinær generalforsamling er 2 uger.

 

§  9

Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen for regnskabet. Foreningens regnskab føres af kassereren, der tillige fører foreningens medlemsregister.  Regnskabet revideres af den på generalforsamlingen valgte revisor.

 

§  10

Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden og mindst et yderligere bestyrelsesmedlem i foreningen. Ved optagelse af lån og ved salg/pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen  af den samlede bestyrelse. Kassereren står for varetagelse af foreningens formue, herunder indkassering af kontingent samt betaling af regninger. Kassereren og Formanden kan råde over foreningens konti, herunder betalingskort  og netbank til foreningens konti, samt indgå aftale herom. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen

 

§  11

Opløsning af klubben kan kun ske på en ekstraordinær generalforsamling og kræver at mindst halvdelen af klubbens stemmeberettigede medlemmer er til stede  og at mindst 2/3 af disse stemmer for opløsningen. I tilfælde af klubbens opløsning skal klubbens midler bruges til gavn for ungdommen  i Frederikssund kommune eller til et almennyttigt formål vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling..

 

Vedtaget på den stiftende generalforsamling i Frederikssund den 5. april 1995.

Ændret på generalforsamlingen den 27. marts 1996.

Ændret på generalforsamlingen den 25. marts 1999.

Ændret på generalforsamlingen den 22. marts 2001.

Ændret på generalforsamlingen den 22. marts 2006.

Ændret på generalforsamlingen den 11. marts 2008.

Ændret på generalforsamlingen den 23. marts 2011.

Ændret på ekstraordinær generalforsamling den 25. juni 2015

 

 

 

 

GDPR (General Data Protection Regulation)

 

Privatlivspolitik for idrætsforeninger  Dato for seneste ændring i privatlivspolitikken 24-05-2018

 

Frederikssund Petanque Klubs dataansvar Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. 

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige Frederikssund Petanque Klub (FPK) er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger: Kontaktperson: Tage Stenbæk-Larsen Adresse: Roskildevej 141, 3600 Frederikssund Telefonnr.: 61605291 Mail: villa141tsl@gmail.com Website: www.fpk.dk

 

Behandling af personoplysninger Vi behandler følgende personoplysninger: 1) Medlemsoplysninger:  - Almindelige personoplysninger: o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, alder, telefonnummer, e-mailadresse, kontingent-/betalingsoplysninger samt deltagelse på hold og i arrangementer. 

 

- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:  o Dette vil kun komme på tale, hvis foreningen får medlemmer under 25 år og/eller, hvis der er andre forhold, hvor der er krav om oplysning af CPR. Nr.

2 af 5

 

  2) Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer og trænere:  - Almindelige personoplysninger:  o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, alder, telefonnummer, e-mailadresse, kontingent-/betalingsoplysninger samt deltagelse på hold og i arrangementer.  o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer - Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:  o CPR-nummer o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

 

Her indsamler vi oplysninger fra Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:  Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om arrangements- og kursusdeltagelse  Hold og arrangementer, hvor du er deltager.

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.  Lovlige grunde til behandling er særligt:   Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)  At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig  Behandling efter lovkrav  Behandling med samtykke

 

Formålene:  1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:   Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning  Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning   Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven  Administration af din relation til os.

 

2) Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer og trænere:   Håndtering af trænernes og bestyrelsesmedlemmets hverv og pligter i foreningen  Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser  Opfyldelse af lovkrav  Administration af din relation til os

3 af 5

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:  Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.   Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling   Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.   Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter  Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen   Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet  Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer  Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen  Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

 

Samtykke Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.  Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.  Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år. 

 

Videregivelse af dine personoplysninger I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer. 

4 af 5

 

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af. Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.   

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner: Medlemmer: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:  Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1/2 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen Ulønnede bestyrelsesmedlemmer og trænere:  Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:  Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

 

Dine rettigheder Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig: • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data • Retten til indsigt i egne personoplysninger • Retten til berigtigelse  • Retten til sletning  • Retten til begrænsning af behandling • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format) • Retten til indsigelse  Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.  Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

5 af 5

 

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken  Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.   

 

Bilaget er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab.  2. udgave, februar 2018.